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    物業檔案整理工作

    日期:2015-08-13  類別:培訓講義  編輯:物業經理人  【下載本文Word版

      物業檔案整理工作

      一、物業檔案全宗的劃分

      物業公司是專門對已建成投入使用的房屋及其附屬設備設施、相關場地實施專業化管理,并為物業業主和使用人提供多方面、多層次的有償服務和良好的居住和工作環境的獨立核算、自主經營、自負盈虧、具有獨立法人資格的經濟實體。

      根據檔案全宗構成的三個條件,物業公司產生的全部檔案應當構成一個物業檔案全宗。物業公司自成立之日起,就是一個新的立檔單位,在其基本職能沒有發生重大改變,只是職能或工作范圍的擴大或縮小、內部機構的調整等情況下,其變化前后形成的檔案仍屬于一個全宗。如,物業公司屬下的其中一個管理處因業務原因要移交給另外一間物業公司管理,部分檔案因此也移交出去,但這種情況并不影響原物業公司全宗。管理處(小區)屬物業公司的派出機構,其所產生的檔案不能構成一個全宗,而屬物業公司全宗的一部分。在該管理處(小區)轉出時,將有關本公司全局的檔案復印一份存檔,如黨群工作、經營管理、行政管理、財務等檔案;原件及僅關系小區管理的檔案可一并移交給下一間物業公司,成為下一間物業公司全宗的一部分,如住戶檔案、基建檔案、物業維修檔案、物業房產檔案等。

      但是,遇兩間以上物業公司因發展需要而進行合并,其合并前后的檔案應劃分為兩個以上全宗,即合并后產生的檔案是一個全宗,合并前各物業公司所形成的檔案各自為一個全宗。如:甲公司成立于1990年,乙公司成立于1992年,由于兩公司因業務發展需要于1999年進行合并,這樣就存在三個不同的全宗,即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

      二、全宗內物業檔案的分類

      (一)分類的含義和要求

      1.分類的含義

      全宗內物業檔案分類是指按照物業檔案來源、時間、內容和形式的異同,把物業管理公司的全部檔案分成若干類別,并組成體系,以利整理、保管和利用的過程。

      為便于全宗內檔案分類工作的進行,應編制一份分類大綱(分類方案)作為檔案分類工作的依據。所謂分類方案,亦稱分類大綱,是指標列各個類目的名稱,表示全宗內檔案分類體系的綱要。類目,是檔案分類表的構成單元,是在性質上或特征上具有共同屬性的檔案的總稱。分類方案編制后不是一成不變的,在具體操作過程中可根據實際情況加以修正和補充。

      2.編制分類方案的基本要求

      (1)分類應該體現客觀性,即從物業檔案形成的特點和物業檔案成分的實際出發,按照文件在物業公司或各管理處(小區)管理活動中原來形成的聯系進行分類,最大限度地保持全宗內檔案文件之間的歷史聯系。

      (2)分類應該具有邏輯性,即在構思分類體系時,應該有統一的分類標準和明確的類屬關系。分類方案中同級的各類地位相等,內容上相互排斥、不能相互包容。

      (3)分類應該具有實用性,即便于保管、檢索和利用。要選擇適合物業管理檔案分類的最優分類方案。

      (4)分類應該具有發展性,即在檔案類目的具體設置上,不僅要考慮到現有的檔案情況,還要進行科學預測,充分估計到可能出現的新類目,使檔案分類類目的設置留有合理的擴充發展的余地。事物是不斷發展的,物業公司的業務范圍也會不斷的擴大,公司職能也會不斷的加強,隨之產生的檔案也將不斷的豐富。在編制分類大綱時,應充分認識這一點,給類目留有一定的發展空間。

      (二)分類的作用

      物業公司管理著一定規模的物業,業務范圍廣,設置的機構眾多,各部門產生的檔案紛繁復雜,如果不按照檔案之間的異同或聯系把它們區分成若干類別,就無法立卷、保管和利用。再者,在新的形勢下,檔案機制必須深入到日常的業務工作中去,對全宗內的檔案進行分類,可以指導業務部門的文件材料按類別積累、歸檔。因此,全宗內物業檔案的分類就顯得非常重要。

      (三)編制分類方案的指導文件

      物業公司屬于非生產型的企業。在編制物業公司的分類方案時,可參照國家檔案局制定的《工業企業檔案分類試行規則》的基本分類思想、分類原則、分類方法執行。

      《工業企業檔案分類試行規則》適合一個全宗內全部檔案的分類整理,編制目的是解決企業檔案實體的分類整理和排架管理,屬于檔案實體分類。其選擇的分類標準充分考慮了企業檔案實體所反映企業的職能活動,遵循企業活動的特點和檔案的形成規律。

      (四)編制分類方案的步驟

      1.在編制物業公司分類方案之前,必須對整個公司的管理職能及其所產生的檔案(文件材料)進行全面的了解和掌握

      綜合型物業公司的管理層一般設有辦公室、財務部、經營部、物業管理部、租賃管理部、工程部、保安部、檔案室等各種職能部門;公司下一級是各物業管理處(小區、大廈)和公司開辦的企業。辦公室產生公司行政管理檔案、人事檔案;財務部產生財務檔案;經營部產生經營管理檔案;租賃部租賃管理檔案;物業管理部產生房屋及房屋附屬設備檔案、業主(住戶)檔案;工程部產生基建檔案、修繕檔案。對于本公司是否設置有上述職能部門及其檔案產生的過程、數量、載體形式、利用價值、利用頻率都應在編制分類方案之前了解清楚。

      2.根據1991年國家檔案局頒發的《工業企業檔案分類試行規則》的分類原則,以物業公司的全部檔案為對象,以公司的主要管理職能為標準劃分一級類目

      《工業企業檔案分類試行規則》設置10個一級類目,即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。物業公司可根據物業管理的實際需要增設或合并一級類目。

      根據目前物業公司的職能范圍,物業公司的分類方案可設房產物業管理(也稱物業管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經營管理、設備儀器、基本建設、科學技術研究、會計檔案、干部職工檔案9個一級類目。這些一級類目能包括物業公司的全部檔案,即全宗內的所有檔案都能找到對應的大類。

      《工業企業檔案分類試行規則》中規定聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案一般不單獨設置類目,可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。但物業公司也可根據同級檔案行政管理部門的要求,視檔案管理實際操作的方便程度,增設聲像檔案和榮譽檔案2個一級類目。這種情況下,物業公司全宗就可分為房產物業管理(也稱物業管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經營管理、設備儀器、基本建設、科學技術研究、會計檔案、干部職工檔案、聲像檔案和榮譽檔案11個一級類目。

      凡是屬歸檔范圍內的文件材料而找不到其相應一級類目的分類方案都是不科學的分類方案。

      3.根據一級類目各自的特點分別設置二級或以下類目

      二級或以下類目的設置要根據業務量的大小和檔案量的多少來決定,業務量大、檔案數量多的類目應增設下一級類目,反之則不需要再設置下一級類目,以免分類方案復雜化。

      (1)物業管理專門檔案可根據物業管理的管理對象和服務形式,再細分為房產、住戶(業主)、租賃、修繕類。房產類可按問題細分為報表、賬目、清冊;住戶類可按是否為業主細分業主和租戶,也可不再細分;租賃可細分為商業租賃和住宅租賃,或不細分;修繕類可細分也可不細分。

      (2)設備、儀器檔案可根據設備儀器的種類或型號細分為電梯、音響、空調機、文體健身器材、計算機、電話機、其他。

      (3)基建檔案按工程性質或建筑項目細分。

      (4)科研檔案可按課題性質或課題內容細分。

      (5)會計檔案可按會計文件形式(名稱)細分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、工資單及其他。

      (6)黨群工作類、行政管理類、經營管理類可按問題或組織機構細分。這三大類下二級類目的設置可參照《企業檔案分類與組卷實用參考》中的附表《工業企業檔案分類表》進行。

      (7)聲像檔案可按其形成過程、載體形式和制成材料的不同分為照片、錄音帶、錄像帶、計算機磁盤、縮微膠片、光盤光碟等,不同載體可再按專題(內容)細分。

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